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Was bedeutet Datenschutzmanagement?
Datenschutzmanagement ist eine Methode, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes systematisch zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu kontrollieren. Dies umfasst die Identifizierung von Datenschutzrisiken, die Entwicklung von Maßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung dieser Risiken und die Überwachung der Umsetzung dieser Maßnahmen.
Ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzmanagements ist das Datenschutzmanagement-System (DSMS). Ein DSMS ist ein Organisations-Tool, das Unternehmen dabei hilft, die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes systematisch zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu kontrollieren.
Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 stellt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz eine besondere Herausforderung für Unternehmen dar. Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Rechenschafts- und Nachweispflicht von Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Ein DSMS kann Unternehmen dabei helfen, diese Anforderungen erfolgreich zu erfüllen.
Um ein erfolgreiches Datenschutzmanagement zu betreiben, ist es wichtig, eine übersichtliche Organisationsstruktur aufzubauen und sicherzustellen, dass das Risiko, gegen die Rechenschaftspflicht zu verstoßen, unbedingt vermieden wird. Ein wichtiger Bestandteil dafür ist die Identifizierung von Datenschutzrisiken und die Entwicklung von Maßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung dieser Risiken. Eine regelmäßige Überwachung und Anpassung dieser Maßnahmen ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen immer den aktuellen Anforderungen entspricht.
A. Wellmann Datenschutzbeauftragter TÜV
Datenschutz ist nicht nur ein “nice to have”, sondern kann schon in kleinen Unternehmen zu großem Mehrwert führen. Durch effektives Datenschutzmanagement werden Risiken erkannt und minimiert, was zu einer Verbesserung der Geschäftsprozesse und -abläufe führt. Zudem stärkt es das Vertrauen der Kunden und Partner in ein Unternehmen. Ein Datenschutzbeauftragter hat die Aufgabe, alle relevanten datenschutzrechtlichen Themen im Unternehmen zu identifizieren und zu koordinieren. Er muss genau wissen, welche personenbezogenen Daten im Unternehmen gespeichert werden, wo sie herkommen und wie sie verarbeitet werden. Aufgrund seiner Kenntnisse kann er dann feststellen, ob die jeweiligen Verfahren im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen stehen. Falls doch einmal etwas schief geht und personenbezogene Daten an unberechtigte Dritte gelangen, ist es wichtig, dass sofort reagiert wird. Der Datenschutzbeauftragte ist hierfür die erste Ansprechperson und koordiniert alle notwendigen Maßnahmen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Datenschutz viel mehr ist als nur eine rechtliche Pflicht. Effektives Datenschutzmanagement bietet vielmehr viele Vorteile für Unternehmen jeder Größe – von der Stärkung des Images über die Minimierung von Risiken bis hin zur Optimierung von Geschäftsprozessen.
Funktionen unseres digitalen Datenschutzmanagements
Abteilungen und Mitarbeiter
Verwalten Sie den Datenschutzstatus Ihrer Mitarbeiter
und Ansprechpartner innerhalb der Abteilungen.
Whistleblower-Portal
Mit einem Whistleblower-Portal können Sie bequem die Anforderungen des Hinweisgebergesetzes umsetzen.
Benachrichtigungen
Sie werden automatisch über alle geänderten Datensätze oder neue Kommentare informiert.
Datenschutz-Cockpit
Informieren Sie sich mit einem Blick über den Datenschutzstatus Ihres Unternehmens.
Dienstleister/-AV
Verwalten Sie Ihre Dienstleister und behalten Sie
den Status der AV-Verträge im Blick.
Online Mitarbeiterverpflichtung
Datenschutzverträge und Verpflichtungserklärungen online abschließen
Schulungsplattform
Online-Plattform zur Mitarbeiterschulung. Erstellen Sie Schulungen inklusive Lernerfolgskontrolle und Zertifikaten.
Verarbeitungsverzeichnis
Erstellen Sie das Verfahrensverzeichnis und greifen Sie dabei auf viele Vorlagen und Muster zurück.
Anfragen betroffener Personen
Eine gute Dokumentation hilft bei der fristgerechten Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen.
Aufgabensystem
Das System erstellt und erinnert Sie an offene Tätigkeiten und hilft so Verstöße zu vermeiden.
Checklisten
Legen Sie Checklisten mit festen Aufgaben an und dokumentieren Sie die Durchführung.
DS-Folgenabschätzung
Führen Sie die Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung in wenigen Schritten durch.
Dokumentenablage
Organisieren Sie Auftragsverarbeitungsverträge
und wichtige Dokumente online.
PDF-Exporte & Reportings
Alle gemachten Eingaben werden in eine übersichtliche PDF-Dokumentation exportiert.
Systemlandschaft
Erstellen Sie Standorte, legen Zonen, Geräte und Systeme an. Dokumentieren Sie die eingesetzte Software.
Videokonferenzen
Über das integrierte Videokonferenz-System führen Sie schnell und unkompliziert Meetings durch.
Audit-Modul
Mit dem Audit-Modul können Sie den Datenschutzstatus erfassen und überprüfen.
Auftraggeberverwaltung
Legen Sie Ihre Kunden an und verwalten den Status der Auftragsverarbeitung direkt im System.
Datenflussdiagramm
Mit dem Datenflussdiagramm sehen Sie die Verarbeitungen aus einer neuen Perspektive.
Datenschutzverletzungen
Eine Datenpanne ist schnell passiert, es gelten umfangreiche Dokumentationspflichten.
Datenschutzverträge digital
Datenschutzverträge
(z.B. Auftragsverarbeitungsverträge) digital erstellen.
REST-Schnittstelle
Binden Sie das DPMS an Ihrem CRM an und erstellen automatisiert AV-Verträge über die API-Schnittstelle.
TOMs
Dokumentieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen mit wenigen Klicks.
Webseiten-Analyse
Prüfen Sie automatisiert Ihre Website auf Sicherheit
und Datenschutzkonformität.
